1. Algemeen
Stichting BOOST voor Vluchtelingen (hierna: “BOOST”) is een stedelijke ontmoetingsplek in Amsterdam waar nieuwkomers en andere Amsterdammers samen werken aan integratie. Elke week komen een paar honderd deelnemers naar BOOST en trekken op met mensen die langer in de stad wonen. Ze leren elkaar kennen, oefenen de taal, maken huiswerk, sporten en ontwikkelen andere talenten. Waardevolle uitwisseling vindt plaats en nieuwkomers leren de Amsterdamse samenleving beter kennen. Een grote groep van meer dan 100 vrijwilligers geeft uitvoer aan het programma. Bij onze werkzaamheden verwerken wij persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een individu. Deze privacyverklaring wil inzicht geven in de betreffende verwerking van persoonsgegevens die wij uitvoeren. Dit om
te voldoen aan de informatieplicht uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG).

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij en voor welke doeleinden?
Van deelnemers verwerken wij de volgende gegevens:

• De naam, (e-mail)adres, woonplaats, geboortedatum en telefoonnummer voor het verzenden van (nieuws)brieven en voor de registratie en matching van deelnemers aan activiteiten, zoals taalcafés en taallessen.

• Informatie over talen, etc. om een deelnemersdossier op te bouwen in ons deelnemersvolgsysteem. Deelnemers kunnen zelf kiezen welke informatie zij in het deelnemersvolgsysteem willen opnemen. Het dossier in het deelnemersvolgsysteem gebruiken wij om voor onze deelnemers te koppelen aan activiteiten, en om de voortgang van de deelnemer te monitoren.

• Afbeeldingen van deelnemers voor onze sociale media. Op onze evenementen worden vaak foto’s gemaakt. Deze afbeeldingen kunnen wij gebruiken voor onze sociale media en/of website ter promotie. Wij plaatsen geen afbeeldingen online als de persoon op de afbeelding hiervoor geen toestemming heeft gegeven.

• Van vrijwilligers verwerken wij de volgende gegevens: De naam, (e-mail)adres, woonplaats, geboortedatum en telefoonnummer voor het verzenden van (nieuws)brieven, voor de matching van vrijwilligers aan activiteiten, zoals taalcafés en taallessen en voor het maken van roosters.

Van medewerkers verwerken wij de volgende gegevens:

• De naam, Burgerservicenummer (BSN), kopie identiteitsbewijs, (e-mail)adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer, contracturen, salaris, de datum in dienst, de werkdagen, de dagen waarop de medewerker vakantie-uren opneemt, en de loonbelastingverklaring, voor het opstellen van de arbeidsovereenkomst, het betalen van het salaris en het afdragen van inkomstenbelasting, pensioenpremie en bijdrage in werknemersverzekeringen.

Van overige betrokkenen verwerken wij de volgende gegevens:

• Van donateurs verwerken wij de naam, (e-mail)adres en telefoonnummer voor de registratie van donateurs en vrijwilligers en om (nieuws)brieven te versturen.

• Van geïnteresseerden in onze nieuwsbrief verwerken wij de naam en het e-mailadres voor het versturen van (nieuws)brieven.

• Van kandidaten die reageren op onze vacatures verwerken wij de naam, (e-mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, motivatiebrief en cv, voor het maken van een selectie voor de vacature.

 

3. Welke grondslag is er voor de verwerking van de persoonsgegevens?
Onder de AVG mogen organisaties alleen persoonsgegevens verwerken als ze daar een wettelijke grondslag voor hebben. Een wettelijke grondslag houdt in dat er een reden is om op grond van de wet persoonsgegevens te verwerken. Wij verwerken persoonsgegevens alleen op basis van één van de volgende grondslagen:

• Wij verwerken persoonsgegevens in het deelnemersvolgsysteem voor het registreren van deelnemers op basis van toestemming van de betrokkenen. Deze toestemming kan de persoon altijd intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.

• Wij verwerken persoonsgegevens wanneer BOOST hier gerechtvaardigde belangen bij heeft. Dit doen wij voor het duurzaam betrekken van ons actieve netwerk door middel van (nieuws)brieven (indien wij voor het versturen geen toestemming nodig hebben).

• Wij verwerken persoonsgegevens van medewerkers omdat we hier een wettelijke verplichting voor hebben, en om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst. Deze gegevens leggen wij vast in een HR-systeem, dat voldoet aan de wet- en regelgeving op het gebied van privacy.

• In bepaalde gevallen, bijvoorbeeld voor medewerkers, hebben we een wettelijke verplichting om bepaalde persoonsgegevens te verzamelen, te delen en te bewaren.

​

4. Wie ontvangen de gegevens?
Medewerkers van BOOST hebben toegang tot de persoonsgegevens die wij verwerken. Vrijwilligers hebben toegang tot het deelnemersvolgsysteem voor de deelnemers die zij begeleiden. Deze vrijwilligers hebben toegang tot de persoonsgegevens van deelnemers die genoemd zijn in paragraaf 2. In principe delen wij persoonsgegevens niet met andere partijen, tenzij wij dit wettelijk verplicht zijn of als dit nodig is om een dienst of product te leveren. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het delen van gegevens met de belastingdienst of aan een postbezorger.

5. Bewaartermijn
We bewaren de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij deze gebruiken. Wij doen een jaarlijkse controle of de persoonsgegevens die wij verwerken nog steeds nodig zijn voor het doeleinde van de verwerking. Wanneer dit niet het geval is zullen wij de persoonsgegevens verwijderen. Dat geldt niet voor gegevens die wij ingevolge de wet dienen te bewaren. Die bewaren we zolang dat nodig is om aan de wet te voldoen. We hanteren de volgende specifieke bewaartermijnen:

• Van kandidaten die solliciteren op onze vacatures en die worden afgewezen, bewaren we de gegevens tot uiterlijk 3 maanden nadat de selectieprocedure is afgerond.

• Van kandidaten die solliciteren op onze vacatures en die worden aangenomen, bewaren we het cv en de motivatiebrief van kandidaten tot uiterlijk 1 jaar na indiensttreding.

• Van oud-medewerkers bewaren we de gegevens en documenten in het personeelsdossier tot uiterlijk 2 jaar na uitdiensttreding. Uitzondering hierop geldt voor de salarisgegevens, de kopie van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring, die we tot 7 jaar na uitdiensttreding bewaren.

6. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen?
Betrokkenen, de personen van wie wij persoonsgegevens verwerken, hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien, over te dragen, te corrigeren, te beperken of te verwijderen. Daarnaast kunnen betrokkenen bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens. Betrokkenen kunnen hiertoe een verzoek sturen naar info@boostamsterdam.nl. Wij zullen zo snel mogelijk op een verzoek reageren.

7. Vragen of klachten?
Wij hopen dat deze privacyverklaring duidelijkheid geeft over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan. Als hier vragen of onduidelijkheden over zijn, kan je altijd contact opnemen door te mailen naar info@boostamsterdam.nl. Bij klachten, bijvoorbeeld over de manier waarop wij persoonsgegevens gebruiken, kan een klacht ingediend worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.